各系（院、部）、处室： 为做好2019和2020年度学院各类文件材料的归档工作，确保各类材料及时、准确、完整归档，集中统一管理，现将有关事宜通知如下： 一、归档范围 （一）2019和2020期间，各系（院、部）、处室在学习、工作、活动中直接形成的能反映学院发展的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式和载体的各类文件材料。 （二）各系（院、部）、处室自己产生的重要文件材料须归档。 （三）历年未移交或未完全移交的档案，请各系（院、部）、处室认真检查，尽快完成档案移交工作。 二、归档要求 （一）各系（院、部）、处室负责人要切实加强对本部门归档工作的领导，兼职档案员要认真履行职责，做好本部门归档材料的收集、整理与移交工作，保证归档文件材料的完整、齐全，并按时移交，任何单位和个人不得将应归档材料据为己有。 （二）凡产生的文件材料涉及多个部门的，由主办部门负责归档，相关部门协助提供材料。 （三）重要请示类文件材料如已答复，须附上相关批复材料。各部门有关报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的，以册（本）为单位移交。 （四）归档的文件材料须是原件，复印件原则上不归档。凡不符合档案归档要求的文件材料，必须按要求整理后方可移交。 （五）归档材料必须完整，兼职档案员在整理过程中要逐卷（件）检查，不缺页、漏项。 （六）涉密文件的移交目录须分开填写，严禁使用计算机录入。 （七）加强电子文件的收集工作，由各职能部门向上级主管部门上报的各类表格经系统生成后应留存一份打印稿，以便归档。报批的个人奖励、优秀等审批表由相关职能部门移交。 （八）归档文件材料的整理要求 1.归档的文件材料，以“件”为单位，按照正文在前、发文稿纸、定稿的顺序进行整理，归档文件可用回形针、凤尾夹等整理，严禁使用订书针、大头针、胶水等装订，以免造成文件材料页面的破损，确保文件材料的完整性。 2.所有归档的文件材料须用铅笔进行页码编写，凡是有文字、图表的页面均要编写页码，正面编在右上角，背面编在左上角，空白页面不编写，（完整印装成册并编有页码的，文件原有页码与拟编页码相同的，可保持原有页码，不再重复编写）每份文件均从“1”开始编写页码。 （九）归档图像的整理要求 1.归档图像是指各（系）部、各单位在学习、工作、活动中直接形成的照片和视频资料等（如：学院新闻主页上的活动照片、重大节日、庆典活动时的照片和视频资料等）。 2.归档的照片和视频资料必须图像清晰、反映事件清楚完整。归档照片纸质版冲洗规格：5寸彩照（纸质版、电子版同时归档）；视频资料刻录成光盘直接归档。 （十）归档文件目录填写说明 1.序号：归档文件材料序号顺序必须与实际归档文件材料的排列顺序一致。 2.档号：由学院档案管理部门负责填写。 3.责任者：填写制发文件机关的名称或个人姓名，一般以文件的盖章或署名为准，机关应填写全称或通用简称；字体采用宋体5号字体，两个以上责任者采用宋体6号字体。 4.文号：填写文件的发文字号，填写时应照实抄录，不得省略其中的某一部分或改动，无文号的文件材料此项不填。 5.题名：按照文件原题名录入，不得省略或变更，无标题或标题不能揭示文件内容的文件，要自拟标题填写，外加“[ ]”以示自行拟制，字体采用宋体5号字体。 6.日期：填写文件的形成时间，一般以落款时间为准。 7.密级：文件密级按文件实际标注情况填写，没有密级的，不用填写。 8.页数：填写每份文件的总页数，总页数以文件材料的最后一个页号为准。 9.备注：必要时简要注释需要说明的特殊情况，需要说明的内容较多时，应填写在备考表内。 三、归档程序 1.档案移交时，交接双方当面检查，档案室工作人员按文件材料归档要求进行验收，按要求整理合格后，双方确认后办理移交手续。 2.归档部门移交档案材料时必须根据移交类型填写相应的“档案归档文件目录”。 3.归档目录电子和纸质目录齐全。 四、移交时间、地点 各系（院、部）、处室兼职档案员按归档要求进行收集整理后，于2021年6月30日前移交学院档案室，并填写档案移交（接收）登记表一式两份，移交时双方签字确认，各执一份留存备查。 联系人：王团，联系电话：87625171； 张晓培，孙丽，联系电话：87625351 附件：立卷归档制度 办公室 2021年4月1日 附件： 立卷归档制度一、归档范围：凡是本单位办理完毕的具有保存价值的各种文件材料包括党、政、工、团以及纪检、人事、劳资、教学、宣教、综合计划、基建、采购、荣誉、财会、后勤管理、信息、学生、专门调查等工作中形成的各种形式和载体的文书材料，均应归档。 二、文书档案应在次年六月底以前整理归档；会计档案可暂由会计部门保管两年，于第三年初移交综合档案室，各种专门调查、申报登记由经办部门立卷后移交档案室；声像档案、信息软盘(参考声像档案规定整理)由职能部门按规定整理后于第二年四月移交档案室。 三、归档要求：应归档的文件材料要收集齐全，完整，按照文件的形成规律，保持文件之间的历史联系。分类、立卷，使案卷能正确地反映机关活动的真实面貌，便于保管和利用。 归档案卷封面应填写清楚、案卷标题要确切、简明，注明保管期限，案卷的卷内文件应有次序地排列、编号，填写“卷内文件目录”和“备考表”。 四、档案入库的交接手续是：各主管部门交入库的档案列出清单，由分管领导审批同意后，交接双方及时办理签字手续。 五、各种档案索引和检索工具一并移交档案室。对不符合要求的档案，档案室应拒收，并指出存在问题退回重整。
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