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人事档案查(借)阅制度

作者: 时间:2019-11-13 点击数:

为进一步加强我院干部人事档案管理工作,充分发挥干部人事档案的信息资源作用,更好地为我院各项工作服务,根据中共中央组织部、国家档案局发布的《干部档案工作条例》(组通字[1991]13号)和《干部档案工作细则》(组通字[1991]19号)精神,本着“严格管理、安全保密、规范程序、方便利用”的原则,制定本制度。

一、查借阅人员范围

1、学院党政负责人、人事处处长、组宣部部长、干部管理处处长可在档案专管员的陪同下共同查阅档案。

2、组织、人事干部在办理相应手续后可以查借阅人事档案。

3、其他人员在必须查借阅、且在允许查借阅范围内的,在办理相应手续后可以查借阅人事档案。

4、国家机关、事业单位和具有人事管理权限的国有企业等校外单位在办理相应手续后可以查借阅本院人员人事档案。

二、查借阅事由

凡有下列用途之一的,可以查借阅干部人事档案:

1、干部考察、任免、调动、聘任、政治审查、组织处理、入党、参军、出国(境)、退(离)休、职级待遇、办理社会保险、治丧等工作。

2、政法、安全等部门因侦查、审理和取证,必需通过人事档案取得旁证材料的。

3、经上级党组织、县级以上党委或我校领导批准进行的编史修志、撰写大事记、人物传记、举办展览或纪念活动。

三、查借阅手续

(一)查阅人事档案手续

1、校内人员查阅人事档案,必须填写《查(借)阅干部档案审批表》,经人事处处长批准后, 主办人可要求档案专管员查抄档案相关内容。

2、校外人员查阅人事档案,必须持有本单位介绍信,并填写《查(借)阅干部档案审批表》,经院长及人事处处长批准后, 主办人可要求档案专管员查抄档案相关内容。

3、以上办理手续查阅人事档案人员,必须同时填写《查阅干部人事档案登记册》进行登记。

(二)借阅人事档案手续

1、因特殊原因必须借用档案的,必须填写《查(借)阅干部档案审批表》,且经院长及人事处处长批准后。校外人员查阅人事档案,必须持有本单位介绍信方能办理相应手续。

2、档案专管人员须认真整理、核对档案,保证借出档案完整齐全,同时备份目录留存。没有整理的档案或已整理但存有零散材料的档案不准外借。

3、主办人填写《借阅干部人事档案登记册》。

4、主办人必须在两周内归还档案,且在《查(借)阅干部档案审批表》、《借阅干部人事档案登记册》登记日期、签字。                  

5、归还档案时,档案专管人员须认真核对,及时入库。

四、查借阅人员要求

1、查借阅人员必须政治意识强、了解干部人事档案查借阅制度。

2、查借阅人员必须两人以上、且系中共党员和查借阅单位的正式干部。

3、查借阅院领导干部档案副本,两人以上的查借阅人员中必须有科级以上干部。

4、因办理案件查借阅干部人事档案,查借阅人员必须是案件主办单位的干部。

五、查借阅注意事项

1、除人事、组织干部确因工作需要,任何人不得查阅同级、上级或本部门以外人员人事档案。

2、查借阅单位,只能查借阅与本单位工作职责或人事关系有关的干部档案。

3、查借阅单位应在《查(借)阅干部档案审批表》签批之日起三个工作日内到人事档案室查借阅,逾期无效。不得通过电话、传真等方式查询干部人事档案信息。

4、查阅干部人事档案,须在阅档室进行。阅档时禁止吸烟、饮水,不得持档案擅离阅档室,不得进入库房。

5、档案一般不予外借,因办理工资、退休审批手续等特殊情况需借出的,必须履行审批、登记手续。借出档案必须两周内归还。

6、法定节假日期间,人事档案停止外借,已经借出的档案在放假前应一律归还入库。

7、人事档案材料一般只能摘抄。特殊情况需要复制的,须事先在《查(借)阅干部档案审批表》中列出需要复制的材料明细,经人事处处长批准后,方可由档案专管员进行复制并登记。

六、查借阅纪律

1、任何人不得查借阅本人及与其有夫妻关系、直系血亲关系、三代以内旁系血亲关系以及近姻亲关系的人事档案。

2、查借阅人员必须严格遵守保密制度,不得泄露或擅自对外公布人事档案内容。

3、查借阅人员必须严格遵守阅档规定,严禁涂改、圈划、污损、撤换、抽取、增添档案材料,不得摘抄、复制与查阅内容无关的档案材料。查阅两份以上档案时,不要同时打开,以防装错或丢失。如果发现档案中有问题,应及时向档案管理人员报告,由档案管理人员按有关规定处理,阅档人不得擅自进行处理。

4、借出使用的档案和摘抄、复制的档案材料,要妥善保管,不得转借,不准干部本人和无关人员翻阅。

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