采购内部控制管理办法

石信院字〔2024〕78号

第一章 总　则

第一条 为进一步规范学院采购工作，提高资金效益，根据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国政府采购法实施细则》《中华人民共和国招投标法》《政府采购货物和服务招标投标管理办法》(财政部令第87号)，财政部《财政部关于加强政府采购活动内部控制管理的指导意见》（财库〔2016〕99号）《政府采购非招标采购方式管理办法》（财政部令第74号）等有关规定，以及河北省、石家庄市财政部门有关政府采购相关政策，结合学院实际情况，特制定本办法。

第二条 本办法适用于使用列入学院年度预算管理的资金或上级部门拨付的专项资金等财政性资金购买货物、工程和服务的行为及其相关活动。

第三条 学院按照“分事行权、分岗设权、分级授权、内部制约”的原则，建立采购工作机制，不断提高采购绩效和工作效能。

第四条 采购工作遵循依法合规、公开、公平、公正、诚实信用原则，坚持“先预算后采购，无预算不采购”。

第五条 学院建立采购绩效评价机制，坚持“非必要、不采购”原则，加强预算管理，严格采购绩效评价，不断优化资源配置。

第六条 采购工作实行事项分办、相互制约制度，采购文件制作及审查、开标、评标、监督检查、绩效评价、档案管理等工作，不得由一人兼任其中两项以上工作。

第七条 采购工作实行定期轮岗制度，学院采购工作职能部门负责人岗位任期原则上连续不超过三年，各部门具体负责采购的人员岗位任期连续不超过两年。学院或法律、法规另有规定的，按规定执行。

第八条 采购工作实行回避制度，采购人员及相关人员与采购项目或供应商存在个人利益关系的，应当回避。供应商认为采购人员及相关人员与其他供应商有利害关系的，可以申请其回避。

学院教职工本人、配偶、父母、子女及其配偶、子女配偶父母等近亲属投资或控制的供应商参与学院采购项目的，应在报名后3日内向学院采购工作职能部门报备。

第二章 部门职责

第九条 国有资产管理中心是负责学院采购工作的职能部门，其职责包括：

（一）负责贯彻执行国家、省、市及上级部门有关政府采购管理方面的法律、法规和政策，制订学院有关采购管理制度和实施办法；

（二）负责政府采购、政府采购网上商城采购项目报批；组织实施政府采购、学院内部集中采购、政府采购网上商城采购项目；

（三）负责组织重大项目采购需求、采购实施计划的审查，组织招标文件审核；

（四）负责按程序选定招标代理机构，监督开标活动；

（五）负责监督部门自主采购活动；

（六）负责组织签订采购合同；

（七）负责组织答复采购项目的询问、质疑和处理投诉事宜；

（八）负责采购档案资料整理和归档，配合使用部门、财务部门支付资金工作；

（十）负责组织遴选建立学院内部采购专家库，按程序委派学院内部集中采购的采购代表人；

（十一）负责政府采购及重大学院内部集中采购的验收复核。

（十二）负责办理项目预（概、决）算评审、监理和验收等事项委托。

（十三）负责汇总统计上报采购相关数据信息。

第十条 财务处职责：

（一）负责编制、追加、调整年度采购预算；

（二）负责采购资金支付及相关工作；

（三）负责对采购项目进行监督，组织开展政府采购绩效评价。

第十一条 各系（院、部）、处室（下称“使用部门”）为采购需求和申请部门，主要职责：

（一）负责提出年度采购计划、采购预算初步草案；论证、申请采购事项，编制、论证采购需求和采购实施计划；

（二）负责组织实施部门自主采购项目；

（三）负责审核招标文件，确定采购项目资金；

（四）负责答复针对采购需求的询问、质疑和处理投诉事宜；

（五）负责与中标（成交）供应商签订合同；

（六）负责采购合同履行与验收，决算评审、资产登记、申请资金支付、退还履约保证金等事项。

（七）负责部门采购项目的采购资料整理、归档、备案。

第十二条 纪检（监察）室职责：

（一）监督采购活动合法、合规，公开、公正、公平竞争；

（二）监督采购部门及其参与采购活动的工作人员，对采购过程中的违纪、违规问题提出纠正和处理意见；

（三）受理采购违规行为的举报和投诉，并进行必要的调查。

第三章 采购组织形式及限额标准

第十三条 依据采购权限，本办法采购组织形式分为政府采购、政府采购网上商场采购、学院内部集中采购和部门自主采购。

第十四条 本办法所称的政府采购是指达到河北省政府采购限额标准以上的采购。

政府采购网上商城采购是指纳入河北省政府采购网上商城采购目录内的或采购限额标准以下，能够通过网上商城采购的货物类采购。

学院内部集中采购是指预算总额3万元以上（含3万）河北省政府采购集中采购限额标准以下的，河北省政府采购网上商城采购目录以外的采购。

部门自主采购是指预算总额3万元以下（不含3万）的，河北省政府采购网上商城采购目录以外的采购。

第四章 采购方式

第十五条 政府采购项目采购方式包括：公开招标、邀请招标、询价、竞争性磋商、竞争性谈判、单一来源。

政府采购网上商城采购项目采购方式包括：网上直接采购、商城竞价采购。

学院内部集中采购项目采购方式包括：公开招标、询价（委托代理机构）、竞争性磋商、竞争性谈判、市场询价。

第十六条 政府采购项目采购方式，由市财政部门审批确定。预算金额200万以上货物、服务、工程采购项目，一般应采用公开招标方式采购；预算金额200万元以下的，货物类采购项目可以采用询价方式或公开招标方式采购；服务类采购项目一般采用竞争性磋商方式采购，工程类采购项目一般采用竞争性谈判方式采购。市财政部门另有批准除外。

第十七条 政府采购网上商城采购项目采购方式，由市财政部门审批确定。商城竞价采购限额以上的采购，应当采用商城竞价方式采购；商城竞价采购限额以下3万元以上的，通用设备采购一般采用商城竞价方式采购，非通用设备或特殊需要的通用设备采购，可以采用商城直接采购。市财政部门另有批准除外。

商城直接采购的，应当从政府采购网上商城供货商中随机抽取不少于三家供货商进行比价，确定符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的为成交供货商直接采购。

第十八条 学院内部集中采购项目采购方式，货物类采购项目一般采用询价方式采购，工程类采购项目一般采用竞争性谈判方式采购；服务类采购项目一般采用竞争性磋商方式采购。根据采购项目需要，可变更为公开招标方式采购。

部门自主采购项目采购方式参照学院内部集中采购方式进行。

第十九条 除小额采购项目，学院内部集中采购项目一般应当委托招标代理机构采购。有下列情形之一的，经使用部门申请并说明理由和政策依据，采购工作职能部门出具意见，主管领导审批后，可通过市场询价或谈判方式采购。

（一）未列入年度采购预算的临时性采购项目，时间紧急，采购程序无法满足时限要求的；

（二）特殊采购需求，确实无法通过招标方式采购，只能特定供货商供货或提供服务的；

（三）其他特殊情况。

第五章 采购程序

第二十条 列入学院年度采购预算的政府采购及学院集中采购项目，使用部门在采购活动开始前一个月编制并向采购工作职能部门报备采购计划。下半年采购计划须在六月底前完成报备。

使用部门应当将列入年度采购预算的同类业务需求作为一个采购项目编报采购计划，不得将同类业务需求分割成多个项目采购。

第二十一条 使用部门编制采购需求应当合规、完整、明确，符合实际要求，具有实操性、前瞻性，能够通过客观指标量化的应当量化，定价与采购内容、配置标准、质量、实际使用相匹配。

采购需求主要内容：采购标的需实现的功能或者目标；采购标的需执行的国家相关标准、行业标准、地方标准或者其他标准、规范；采购标的需满足的质量、安全、技术规格物理特性等要求；采购标的的数量、采购项目交付或者实施的时间和地点；采购标的质量保障期限要求；采购标的的验收标准；采购标的的其他技术、服务等要求。

第二十二条 使用部门应根据采购需求编制采购实施计划，对采购合同订立和管理做出科学安排。采购实施计划包括：采购项目的类别、名称、采购标的、采购预算、采购数量、组织形式、采购方式、落实政府采购政策、评审因素与评审方法、合同文本、验收方案、风险管控等内容。

第二十三条 政府采购及学院内部集中采购工程（维修）类项目，使用部门应当编制工程（维修）预算。预算金额达到市财政评审机构评审标准的，以市财政评审机构的评审结果作为采购标底；预算金额5万元以上但未达到市财政评审机构评审标准的，以国资中心委托的第三方评审机构的评审结果作为采购标底；预算金额5万元以下的，使用部门可以通过市场询价方式确定采购标底。

政府采购、学院内部集中采购工程（维修）类项目，工程（维修）竣工验收后，使用部门应当组织中标供应商编制工程（维修）决算，由采购职能部门向市财政评审机构或第三方评审机构送审，评审结果作为结算依据。

第二十四条 服务类的政府采购项目使用部门应当通过市场询价方式编制预算方案。预算方案中包括：询价小组成员名单，邀请的社会主体名单、简介、初始报价，谈判过程及二次报价，最终预算金额的审核确认过程，主管领导审批意见。

第二十五条 技术需求复杂、贵重仪器设备或其他重大采购项目的采购需求及采购方案，使用部门应当组织专家进行论证，符合标准的校外专家费用原则上从项目采购预算中列支。

第二十六条 政府采购项目应当在采购活动开始前30日，在政府采购网上对采购项目名称、采购需求概况、采购预算金额、计划实施采购时间、采购方式进行公开。市财政部门另有批准的除外。

学院内部集中采购项目参照上述规定，在学院官网上进行公开。

第二十七条 使用部门按学院内部请示报告制度逐级审批。没有列入年度采购预算的项目，不得进行采购。上级部门拨付专项资金或财政部门批准追加或调整年度政府采购预算的除外。

第二十八条 使用部门在采购职能部门办理政府采购及学院内部集中采购的项目采购手续时，应当按实际情况提交内部请示报告、采购计划备案表、采购项目审批表、采购需求及采购需求调查、采购实施计划、大型仪器设备（软件）论证表、新建（扩建）实验室论证表、实验（训）室项目建设可行性报告及项目风险控制承诺书等资料。

第二十九条 对于采购手续齐备的采购项目，由学院采购职能部门组织对采购需求和采购实施计划进行审查，审查分为一般性审查和重点审查。对于审查不通过的，应当修改采购需求和采购实施计划的内容重新进行审查。

参与审查的人员应当包括使用部门、采购职能部门、财务、纪检等部门人员，必要时邀请相关专家和第三方机构参与审查工作。

第三十条 限额以上纳入集中采购目录的政府采购项目，必须委托集中采购机构代理采购；未纳入集中采购目录的政府采购项目或学院内部集中采购项目，可以委托社会代理机构在委托的范围内代理采购。

采购代理机构选定应当依法合规，原则上采购抽签方法选定，重大敏感采购项目，纪检（监察）部门监督选定。

第三十一条 依据使用部门提供的商务、技术等方面的采购需求，代理机构负责编制招标文件及公告，并由使用部门进行审核。

第三十二条 招标文件编制应符合法律法规要求，体现政府采购政策。明确资格条件、技术要求、合同条款、评审办法和投标文件相应格式等，要科学、合理、规范、完整。

招标文件中不得有“量身定做、唯一性、排他性、指向性”等歧视性、差别性条款。

招标文件设置评审因素的，应当细化和量化，与投标人所提供货物和服务的质量相关，包括投标报价、技术或者服务水平、履约能力、售后服务等，且与相应的商务条件和采购需求对应。

第三十三条 达到限额标准或专业性强技术复杂的政府采购项目应当组织专家对招标文件进行论证，采购需求和采购实施计划经过专家论证、通过审查的除外。

第三十四条 审核通过后发布招标（询价、谈判、磋商）公告。政府采购项目在河北省政府采购网等指定网站发布，学院内部集中采购的项目在学院网上发布。

第三十五条 招标代理机构负责组织开标、评标，采购职能部门负责监督开标过程，监督人员不得少于两人。学院纪委有权对招投标过程进行监督。

第三十六条 评标委员会（询价、谈判、磋商小组）独立完成评标（询价、谈判、磋商），不受任何人干涉。评标（询价、谈判、磋商）过程不公开。

第三十七条 评标委员会（询价、谈判、磋商小组）一般由政府采购专家和学院采购人代表共3至7人组成。

政府采购专家和学院采购人代表，在开标前一小时分别从政府采购专家库、学院采购人代表专家库相关专业技术人员中随机抽取。

第三十八条 学院建立采购人代表校内、校外专家库，专家库由采购职能部门组织遴选，经学院批准后，报学院纪委备案。专家库实行动态调整。

政府采购项目和专业性强、复杂程度高或重要的内部集中采购项目，可以委托校外专家库中具有相关资格、专业背景的校外专家作为学院采购人代表参与评标，专家费用由学院承担。

学院内部集中采购项目委托校内专家库中具有相关专业背景人员作为学院采购人代表。

第三十九条 采购人代表在评审过程中应当秉持公平公正，不得发表带有倾向性或其他影响评审公正性的意见。

第四十条 评审结束后两日内公示中标（成交）结果。

政府采购项目在河北省政府采购网等指定网站公示，学院内部集中采购的项目在学院网上公示。

第四十一条 招标代理机构向中标（成交）供应商发出中标（成交）通知书。

第四十二条 采购供应商对招标文件、采购过程、中标或者成交结果提出质疑和投诉的，采购职能部门组织使用部门或评标委员会（询价、谈判、磋商小组）答复质疑（投诉）。

第四十三条 通过市场询价方式采购的，应当本着公开、公平、公正原则，在不少于三家供货商中进行比价，确定符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的为成交供货商。

第四十四条 单一来源采购和进口设备要严格按照相关规定进行论证实施。

重大工程项目报经政府批准后，通过委托代建方式建设，校园科负责具体相关工作。

第六章 采购合同签订与备案

第四十五条 政府采购、学院内部集中采购项目，自发出中标（成交）通知书十日内，采购职能部门组织使用部门与中标（成交）供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。

第四十六条 政府采购网上商城采购项目，完成商城采购后，采购职能部门组织使用部门与供应商签订采购合同。

部门自主采购项目，完成市场询价后，使用部门负责与供应商签订采购合同。

第四十七条 中标（成交）通知书具有法律效力，任何人不得擅自变更中标（成交）结果。

采购职能部门、使用部门应当严格按照招、投标文件确定的事项签订采购合同，不得擅自修改。

第四十八条 政府采购项目，采购职能部门在合同签订之日起2日内，按要求进行合同公示、备案。

部门自主采购项目，使用部门自采购合同签订之日起2日内向采购职能部门备案。

第七章 合同履行与验收

第四十九条 使用部门应当在党、政负责人领导下，组成项目建设、验收小组，具体负责实施的项目建设与验收。

采购职能部门负责对项目建设进行监督和检查，对30万元以上采购项目进行复核验收。

第五十条 项目建设小组人数不少于三人，组长由项目负责人担任，建设小组主要职责包括：

（一）负责与供应商及时订立采购合同，样品采购项目同时封存样品；

（二）负责协调、准备项目场地、水电等项目建设条件；

（三）负责督促、监督供应商按采购合同约定全面履行合同义务；

（四）负责到货及合格证、说明书等相关资料的查验、接收；

（五）负责配合供应商做好设备安装调试工作，跟踪记录试运行情况，安排设备使用培训；

（六）负责办理履约保证金、项目款项的支付手续；

（七）负责协助供应商准备评审资料、办理评审手续。

（八）负责办理资产移交、资产登记手续；

（九）负责整理归档项目建设档案资料。

第五十一条 使用部门接收货物时，项目建设小组应对采购合同、到货清单和实物三者进行品牌、名称、型号、配置、规格、材质、产地、生产厂商、数量等内容核对，检查三者是否相符。提供样品的采购，还需要与样品进行核对。批量相同货物，可按不低于30%的比例现场抽检。

对与采购合同不相符的货物应予拒收，做好详细记录、拍照留据后，书面通知供应商按合同约定提供符合要求的货物，并及时向采购职能部门报告。

第五十二条 使用部门应加强项目建设全过程管理，督促项目进度，监督项目质量，防控项目风险，严控超采购合同范围的增项、变量，严禁未批先办、未批先调。工程类、服务类采购项目必要时可委托监理单位。

对不符合法律、法规及政策规定的增项、签证等，采购职能部门不予以安排评审、结算；对期满未完成的项目，应向采购职能部门书面报告未能按时完成的理由及计划完成时间，并与供应商及时订立补充协议。

第五十三条 采购职能部门定期开展项目建设期中检查，协调、督导建设进程，重大建设项目纪检部门参与监督检查。

第五十四条 采购项目满足采购合同要求的，建设小组应填写《项目验收申请表》，经使用部门党、政负责人同意后，交由验收小组实施验收。

第五十五条 使用部门应当组织三人以上单数的验收小组，并明确验收小组负责人，项目建设小组成员不得参与验收工作。重大敏感的采购项目，纪检监督履约验收工作。

第五十六条 验收小组应当在验收前全面掌握验收清单和标准，制定项目验收工作方案和验收事项程序表，明确验收时间、地点、方式方法、程序等内容。

验收标准根据采购合同制定，采购合同未做约定的，依顺序按照中标（成交）通知书、投标（响应）文件、采购文件的内容确定。

第五十七条 项目金额较大、复杂、特殊的采购项目或依法需要国家相关职能部门检测的项目，应当邀请国家认可的质量检测机构参加验收工作，也可委托国家认可的质量检测机构验收。

第五十八条 验收小组首先应当听取建设小组到货物的初验、试运行或服务项目完成情况报告，并查验相关资料；货物类须现场查验货物数量、品牌、规格、型号，检验技术参数；经验收小组充分讨论后形成验收意见，出具验收书。验收记录、验收意见、检测报告等作为验收书附件。验收小组所有成员应在验收书上签字。

依法由国家相关职能部门检测并出具检测报告的，其复印件一并作为验收报告的重要组成部分。

第五十九条 验收合格的，在验收书上签署合格意见。验收结果与采购合同、招标文件和封存样品不相符的，应在验收书上写明偏差具体情况并提出处理意见。

货物、服务达不到技术指标要求，不能实现项目预期的主要功能和目的的，使用部门应及时要求供应商采取更换、调试、测试等整改措施，整改后再次验收仍未通过的，应予以退货，并将处理意见报告给采购职能部门。经整改后，对于不影响使用并决定不退货的，使用部门及时与供应商沟通，就补偿形式、金额与供应商形成解决方案。

第六十条 对30万元以上的项目及整改未退货项目，使用部门出具最终验收意见后3日内，应向采购职能部门提出验收复核申请，填写《项目验收复核申请表》，采购职能部门组织审核后，组成符合小组，召开验收复核会议，听取使用部门项目验收报告、现场查验项目建设结果是否与采购合同一致，抽检货物技术参数，了解服务效果，审议解决方案，复核小组充分讨论后形成复核意见。对重大采购项目的未退货解决方案复核后，提交报学院审批。

复核小组成员一般由5-7人组成，包括采购职能部门、使用部门、资产管理部门、院内采购库内专家。

第六十一条 供应商不履行或履行不符合采购合同中约定的，使用部门应及时留存证据，并向采购职能部门提出追究其违约责任的书面建议，采购职能部门核实后，提交学院法制办处理。

第六十二条 验收合格的采购项目，使用部门应当及时办理下列工作：

（一）办理固定资产登记手续；

（二）办理项目资金支付手续，向财务处提交资金支付资料包括：中标(成交)通知书、合同、发票、政府采购计划备案或审批审核手续、工程（维修）财政决算评审书、验收书及验收复核意见、固定资产入账单等资料；

（三）办理履约保证金退还手续；

（四）办理实验（实训）室信息登记手续；

项目建设手续全部办理完毕后，向采购职能部门报送《采购项目结项备案登记表》。

第八章 采购绩效评价

第六十三条 列入年度采购预算的采购项目，使用部门按规定填报采购项目库，科学确定绩效目标。绩效目标内容应包括政府采购目标指标、政府采购投入指标、政府采购过程指标、政府采购结果(产出和效果)指标、政府采购生态绩效指标和实施主体等内容。

第六十四条 项目办结且投入使用满六个月以上的项目，使用部门应围绕项目的立项、管理、产出、效果等开展，分别对项目立项、项目管理、项目时效、项目效益以及师生满意度等进行评价，形成绩效评价自评报告。

采购职能部门会同财务部门对使用部门提交的自评报告审核后，形成绩效评价意见。

第六十五条 绩效评价意见将作为年度预算调整、资金分配和以后年度预算安排的重要依据，优先考虑或重点支持绩效评价结果较好的项目部门，减少绩效评价结果差的项目部门资金安排，取消无绩效或低绩效项目部门资金安排，优化资源配置。

第九章 采购档案管理

第六十六条 采购档案归档应做到齐全、完整、清晰，主要包括：请示报告、财政部门项目审批备案表、采购文件、采购文件论证资料、采购需求及采购实施计划表、招标公告、投标(报价)文件（含所有参与供应商）、开标记录、评标报告、中标(成交)通知书、采购合同、委托代理协议、履约验收报告、质疑答复、投诉处理决定、审核评价意见、会议记录等与采购活动相关的全部文件、资料、影音等。

第六十七条 档案形式应符合国家及学院档案管理规定，档案应包括封皮、目录及相关资料三部分组成。档案管理人员、审核人员、使用部门负责人签字并加盖部门公章。

电子档案与纸质档案同步归档，电子档案存储设备安全、可靠。

第六十八条 使用部门应当指定专人整理、保管采购档案。人员变动的，移交人员与交接人员当面点交后签署档案移交表，移交时使用部门负责人监督交接。

第六十九条 政府采购、政府采购网上商城采购、学院内部集中采购项目使用部门配合、协助采购职能部门整理采购档案；

部门自主采购项目由使用部门按照规定建立采购台账，自行整理采购档案，每季度报采购职能部门备案。

第七十条 采购职能部门、使用部门应当按学院档案管理规定及时将采购档案移交学院档案室。采购档案的保持期限为从采购结束之日起至少保存15年，档案管理法律、法规另有规定的从其规定。

任何部门、个人不得伪造、变造、隐匿或者销毁采购档案。

第十章 监督与责任追究

第七十一 条 所有参与采购工作的人员均应遵守国家相关法律、法规、规章，按规定的权限、程序开展工作，坚持原则，廉洁自律，保守秘密，主动接受监督。

第七十二条 学院纪检（监察）部门对采购项目及采购人员进行日常监督检查，对于重大或敏感采购项目实行全过程监督。

学院内部审计部门对采购项目及使用部门依规定进行内部审计监督。

第七十三条 任何单位和个人均有权对采购活动中的违法、违规行为进行检举和投诉，不得以任何方式非法干预和影响采购过程和结果。

第七十四条 参与采购与招投标活动的工作人员，有下列情况之一者，根据情节轻重，由学院给予党纪政纪处分，构成犯罪的，将移送司法机关，依法追究刑事责任。

（一）与投标人串通，徇私舞弊，以不合理的条件限制或为投标人量身定做，排斥潜在投标人的，损害学院利益的；

（三）违反规定将必须进行招标的项目不招标、将必须进行招标的项目化整为零或者以其他任何方式规避招标的；

（四）非法向他人透露与招投标相关的工作秘密，给招投标工作造成不良影响的；

（五）评标小组成员在评审过程中，提出含有倾向性、限制性或者排斥投标人要求的；

（六）非法干预和影响采购过程和结果的；

（七）在合同签订、履行、验收及档案管理中玩忽职守，导致学院遭受重大损失、承担重大违约责任或造成重大不良后果的；

（八）政府采购有关法律制度规定的违规行为。

第七十五条　采购职能部门应加强对供应商的审查和信用管理，将合同履约及验收结果作为供应商诚信评价体系的依据。使用部门应及时将履约及验收过程中出现的供应商失信行为反馈给采购职能部门。

第七十六条　供应商在采购或履约、验收过程中违反相关规定或约定的，学院按采购文件或合同中的约定方式处理并追究其违约责任；涉及触犯法律法规的，报国家有关部门进行处理，按有关法律法规追究供应商的法律责任。

第十一章 附则

第七十七条 本办法由国资中心负责解释。

第七十八条 本办法自发文之日起执行，学院《采购内部控制管理办法》（石信院字〔2021〕25号）同时废止。